紙のタイムカードから移行する前に確認する5つのこと

紙のタイムカードは、カードを置いて打刻機を設置すれば始められる分かりやすい方法です。一方、月末になるとカード回収、打刻漏れの確認、時間の集計、給与ソフトへの入力が集中しやすくなります。クラウド型へ移行するときは、いきなり製品を契約するより、現在の運用を先に整理した方が失敗を減らせます。

1．誰が、どこで打刻するか

全員が同じ事務所へ出勤する会社なら共有端末でも運用できますが、外回り、直行直帰、在宅勤務がある場合はスマートフォンやパソコンからの打刻が候補になります。店舗勤務では、個人のスマートフォンを業務利用させるかどうかも確認が必要です。

2．打刻を忘れたときの手順

紙ではカードへの手書きと上司の印鑑で修正していた会社でも、システムでは申請・承認の流れを設定します。本人が修正できる範囲、承認者、不備を締め日前に知らせる方法を決めておきましょう。

3．勤務区分をいくつ登録するか

通常勤務、早番、遅番、短時間勤務など、実際に使っている区分を一覧にします。過去に作ったが現在は使っていない区分まで移すと、選択肢が増えて現場が迷いやすくなります。移行は、ルールを整理する良い機会でもあります。

4．過去のカードをどう保存するか

新しいシステムへ過去データをすべて入力し直す必要があるとは限りません。紙のカードをこれまでの方法で保存し、新システムは切替日以降から使う方法もあります。検索しやすさを重視するなら、必要な範囲だけスキャンする選択肢もあります。

5．並行運用の期間を決める

一か月以上ずっと二重管理すると、かえって負担が増えます。小人数で一週間ほど試し、問題を修正したうえで全社へ広げる方法が現実的です。切替日、問い合わせ先、旧タイムカードを使わなくなる日を明確に伝えます。

候補製品を比べる際は、打刻方法、修正申請、勤務区分、データ保存、給与連携を同じ条件で確認しましょう。